WorkFlow Deweloper

WorkFlow Deweloper to narzędzie umożliwiające wsparcie papierowego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym z możliwością przypisywania zadań. Aplikacja wspomaga oraz porządkuje procesy biznesowe w firmie deweloperskiej dzięki kategoryzacji przechowywanych dokumentów, ich sprawnemu przepływowi oraz nadzorowi nad terminowością wykonywanych zadań.

WorkFlow Deweloper jest narzędziem elastycznym i w pełni skalowalnym, dzięki czemu gwarantuje wsparcie różnej wielkości firm deweloperskich za pomocą ponad 30 predefiniowanych procesów biznesowych. Najważniejsze procesy to: kancelaria, wyszukiwanie i zatwierdzanie lokalizacji, oferty inwestorskiej, umowy przedwstępnej zakupu gruntu, aktu notarialnego, umowy inwestorskiej, zatwierdzanie faktur zakupu, zlecanie wykonania projektu budowlanego i wiele innych.

Analiza biznesowa
Powodzenie wdrożenia narzędzia, mającego na celu uporządkowanie oraz usprawnienie procesów zachodzących w firmie, zależy w dużej mierze od dokładnej znajomości tych procesów. Równie ważne jest przeanalizowanie indywidualnych potrzeb biznesowych firmy deweloperskiej. W wyniku tych działań powstaje model organizacyjny, do którego następnie pracownicy działu wdrożeń i analiz IT firmy Surfland Deweloper System dobierają odpowiednie rozwiązania informatyczne. Tylko tak kompleksowe i rzetelne działania analityczne stanowić mogą gwarancję skuteczności oraz opłacalności zakupu aplikacji typu WorkFlow, czy szerzej systemu klasy ERP, a także pozwolą zoptymalizować oraz w pełni docenić możliwości wdrażanego produktu.

Integracja zewnętrzna
WorkFlow Deweloper może integrować się z zewnętrznymi aplikacjami poprzez automatyczną rejestrację dokumentów, uruchamianie procesów obiegu dokumentów oraz sprawdzanie ich statusów. Uruchomienie takiego rozwiązania pozwala na proste rozbudowanie standardowych aplikacji wykorzystywanych w firmie deweloperskiej i poszerzenie ich funkcjonalności o procedury związane z obiegiem dokumentów, obiegiem pracy i zadań.

Integracja wewnętrzna
Aplikacja integruje się z pozostałymi programami firmy, wchodzącymi w skład systemu ERP2 Deweloper, pozwalając na połączenie funkcjonalności oferowanych przez CRM Deweloper, czy Project Deweloper z rejestracją dokumentów i elektronicznym obiegiem pracy. Dzięki takiemu powiązaniu operacje akceptacji umów przedwstępnych sprzedaży, aneksów czy zmian aranżacyjnych, realizowane tradycyjnie w aplikacji CRM Deweloper, mogą zostać rozbudowane i zrealizowane jako procesy. Umożliwia to elastyczne dostosowanie procedur do wymagań i struktury firmy, pełny nadzór nad ich przebiegiem oraz automatyczną rejestrację dokumentów tworzonych przez aplikację CRM. Integracja z Project Deweloper pozwala natomiast powiązać proces akceptacji faktury kosztowej z rozliczeniami umów i płatnościami faktur.

Najważniejsze funkcje:

Przepływ pracy – aplikacja łączy powtarzające się zadania w przepływ pracy, automatyzuje przydział zadań, daje możliwość tworzenia nieograniczonych scenariuszy zależności i następstw poszczególnych czynności, śledzi postęp i wykonanie na dowolnym etapie przepływu pracy;

Przechowywanie dokumentów – umożliwia swobodne strukturalne definiowania segregatorów oraz wgląd do dokumentacji z poziomu zdefiniowanego segregatora (teczki, sprawy). Szybkie odnajdywanie dokumentów zapewniają mechanizmy: „biblioteki” (rejestracja wypożyczeń dokumentów papierowych z miejsca ich przechowywania), „biurka” (oznaczenia dokumentów będących w aktualnym użyciu), „dokumentów powiązanych” (powiązanych ze sobą na różne sposoby, niekoniecznie znajdujących się w jednym segregatorze);

Kancelaria – daje możliwość rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących z firmy oraz tworzenia dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

Tworzenie komunikatów skierowanych do grupy użytkowników, działów itp. – w trakcie realizacji procesów biznesowych powiadomienia wysyłane są do odpowiednich osób lub działów. Część z nich generowana jest automatycznie i sygnalizuje użytkownikom konieczność wykonania określonych czynności w ramach procesów, w których biorą udział. Dodatkowo użytkownicy mają możliwość tworzenia własnych komunikatów i przesyłania ich do wskazanych odbiorców;

Alternatywne widoki – odpowiednie widoki przypisane są do ról w organizacji i różnią się od siebie, a ich wyznacznikiem są uprawnienia i kompetencje poszczególnych stanowisk – (np.: informacje dla managerów wyświetlane są w inny sposób niż dla pracowników niższego szczebla) wyświetlane w różny sposób dla managerów i pozostałych pracowników;

Dokumenty niestandardowe – aplikacja umożliwia tworzenie własnych niestandardowych dokumentów niezależnie od administratora systemu;

Ułatwiona obsługa – dzięki dostępowi do wszystkich zespołów funkcji za pomocą standardowej przeglądarki internetowej; (dostęp do wszystkich funkcji aplikacji możliwy jest za pomocą standardowej przeglądarki internetowej)

Narzędzia konfiguracyjne – WorkFlow Deweloper pozwala uprawnionym użytkownikom zarządzać szablonami, konfiguracją systemu, prawami dostępu do modułów i narzędzi, segregatorami, słownikami i użytkownikami;

Drukowanie i eksport do Excela – program pozwala generować dokumenty z wykorzystaniem szablonów programu MsWord. Dodatkowo pozwala zapisywać zestawienia i raporty w formacie programu MsExcel dzięki czemu, w prosty sposób, mogą być one dalej przetwarzane.

Korzyści z wdrożenia WorkFlow Deweloper:

Szybki i łatwy dostęp do dokumentów poprzez przeglądarkę internetową;

Systematyzacja dokumentów;

Standaryzacja metod pracy;

Lepsza komunikacja wewnątrz firmy;

Przyspieszenie procesu podejmowania decyzji;

Klarowny podział obowiązków i kontrola nad ich wykonywaniem;

Oszczędność czasu;

Ograniczenie prawdopodobieństwa zagubienia dokumentów;

Elastyczne odwzorowanie procesów zachodzących w firmie.

Zobacz folder Workflow Deweloper